1. Partes
De una parte, el Cliente, identificado en el formulario de alta, contrato, pedido, propuesta comercial o Cuenta de Gestión · Turno Digital, en adelante el «Responsable» o el «Cliente».
De otra parte, Turno Digital S.L., con NIF B21731401, domicilio en Calle Julio Verne N7, 18210 Peligros (Granada) y correo electrónico info@turnodigital.es, en adelante «Turno Digital» o el «Encargado».
Este Anexo da cumplimiento al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y al artículo 33 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Puedes compartir con tu asesoría esta versión pública vigente. Si necesitas la copia aplicable a tu relación contractual o un ejemplar firmado, solicítalo en info@turnodigital.es.
2. Objeto
Este Anexo regula el tratamiento de datos personales que Turno Digital realiza por cuenta del Cliente como encargado del tratamiento en el marco de la prestación del servicio Gestión · Turno Digital (el «Servicio»).
El Servicio permite al Cliente gestionar, según los productos contratados (CRM, ERP o ambos), entre otras funcionalidades: leads, contactos y empresas; oportunidades, actividades y agenda; conversaciones de WhatsApp y email; segmentos, campañas, formularios y landing pages; analítica web y atribución; automatizaciones; propuestas, firma electrónica y reservas de reuniones; presupuestos, pedidos y facturas; compras y gastos, incluida la lectura automática de facturas; inventario; cobros, pagos y tesorería; registros fiscales; usuarios, permisos, auditoría, integraciones, soporte y funcionalidades relacionadas.
3. Duración
Este Anexo tendrá la misma duración que la relación contractual entre el Cliente y Turno Digital.
Una vez finalizada la relación contractual, Turno Digital devolverá, pondrá a disposición, suprimirá, anonimizará o bloqueará los datos personales conforme a este Anexo, los Términos del servicio y las instrucciones documentadas del Cliente.
4. Naturaleza del tratamiento
Turno Digital podrá realizar por cuenta del Cliente las siguientes operaciones de tratamiento: recogida, registro, estructuración, conservación, consulta, organización, modificación, extracción, comunicación por transmisión dentro del Servicio y a través de los canales configurados por el Cliente, interconexión con las integraciones activadas por el Cliente, limitación, supresión, copia de seguridad, soporte técnico, registro de actividad y auditoría técnica, y cualquier otra operación necesaria para prestar el Servicio.
5. Finalidad del tratamiento
Turno Digital tratará los datos personales por cuenta del Cliente para:
- Prestar el Servicio contratado.
- Crear y gestionar usuarios autorizados.
- Almacenar y gestionar la información comercial, las comunicaciones y los documentos comerciales y fiscales del Cliente.
- Enviar y recibir mensajes por los canales que el Cliente conecte (email y WhatsApp Business).
- Ejecutar las automatizaciones, campañas e integraciones configuradas por el Cliente.
- Extraer los datos de los documentos de gasto mediante lectura automática, cuando el Cliente utilice esta funcionalidad.
- Generar documentos, informes y exportaciones.
- Mantener la seguridad, integridad y disponibilidad del Servicio.
- Prestar soporte técnico, resolver incidencias y realizar mantenimiento, copias de seguridad y actualizaciones.
- Ejecutar instrucciones documentadas del Cliente.
- Cumplir las obligaciones legales aplicables al Encargado.
Turno Digital no utilizará los datos personales tratados por cuenta del Cliente para fines propios ni incompatibles.
6. Categorías de interesados
El tratamiento puede afectar a:
- Clientes, potenciales clientes (leads) y contactos del Cliente.
- Personas de contacto de empresas clientes y proveedores del Cliente.
- Destinatarios de campañas y comunicaciones del Cliente.
- Visitantes de las webs, formularios y landing pages del Cliente.
- Personas que reservan reuniones o firman documentos enviados por el Cliente.
- Administradores, empleados, colaboradores y usuarios autorizados del Cliente.
- Cualquier otra persona incluida por el Cliente en el Servicio.
7. Categorías de datos personales
El Cliente puede introducir o generar en el Servicio las siguientes categorías de datos:
- Identificativos y de contacto: nombre, apellidos, cargo, empresa, email, teléfono, dirección, NIF.
- Comerciales: fuentes, puntuación, segmentos, oportunidades, importes, actividades, notas, propuestas y aceptaciones.
- Comunicaciones: contenido y adjuntos de mensajes de WhatsApp y email, plantillas y metadatos de entrega.
- Navegación en webs del Cliente: identificadores online, páginas vistas, campañas de origen y eventos de conversión, cuando el Cliente active la analítica web.
- Económicos y fiscales: presupuestos, pedidos, facturas, gastos, cobros, pagos, movimientos bancarios importados, datos de pago y registros fiscales.
- Ficheros y documentos subidos por el Cliente o sus usuarios, incluidos documentos firmados.
- Datos de cuenta de usuarios: usuario, rol, permisos, estado de la cuenta y factores de autenticación.
- Técnicos y de auditoría: IP, dispositivo, navegador, fecha, hora, registros de actividad y cambios.
8. Datos de categorías especiales
El Servicio no está diseñado para tratar categorías especiales de datos.
El Cliente no deberá introducir datos de salud, afiliación sindical, ideología, religión, orientación sexual, datos biométricos, datos genéticos u otros datos especialmente protegidos, ni datos relativos a condenas e infracciones penales, salvo que exista base jurídica válida, sea estrictamente necesario, haya informado a los interesados, haya aplicado medidas reforzadas y Turno Digital lo haya aceptado expresamente cuando sea necesario.
9. Instrucciones del Cliente
Turno Digital tratará los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Cliente. Se consideran instrucciones documentadas:
- Los Términos del servicio y este Anexo.
- La configuración realizada por el Cliente en el Servicio, incluidas las automatizaciones, campañas e integraciones.
- Las acciones realizadas por administradores y usuarios autorizados.
- Las solicitudes de soporte y las instrucciones enviadas por correo o por el canal habilitado.
- Las condiciones particulares aceptadas por las partes.
Si Turno Digital considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, informará inmediatamente al Cliente, salvo que la ley lo prohíba.
10. Obligaciones de Turno Digital como encargado
Turno Digital se compromete a:
- Tratar los datos personales sólo conforme a instrucciones documentadas del Cliente.
- No utilizar los datos con una finalidad distinta a la prestación del Servicio.
- No comunicar los datos a terceros salvo autorización del Cliente, subencargados autorizados u obligación legal.
- Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos se comprometen a respetar la confidencialidad.
- Aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas conforme al artículo 32 del RGPD.
- Asistir al Cliente, en la medida razonable, en la atención de los derechos de los interesados.
- Asistir al Cliente en sus obligaciones de seguridad, notificación de violaciones, evaluaciones de impacto y consultas previas cuando proceda.
- Notificar las violaciones de seguridad de datos personales conforme a este Anexo.
- Suprimir o devolver los datos al finalizar el contrato, según proceda.
- Poner a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este Anexo y permitir auditorías en los términos previstos.
- Gestionar los subencargados conforme a la autorización concedida.
11. Obligaciones del Cliente como responsable
El Cliente se compromete a:
- Cumplir la normativa aplicable de protección de datos y de comunicaciones electrónicas.
- Determinar las finalidades, bases jurídicas y medios esenciales del tratamiento.
- Informar a los interesados y obtener los consentimientos que sean necesarios, en particular para las comunicaciones comerciales por email o WhatsApp y para las cookies de sus webs.
- Cumplir las políticas de los canales que conecte, como las de WhatsApp Business Platform.
- Atender los derechos de los interesados.
- Activar sólo funcionalidades necesarias, proporcionadas y lícitas, y configurar permisos adecuados.
- No introducir datos innecesarios, excesivos o ilícitos, ni categorías especiales salvo base jurídica y garantías suficientes.
- Mantener los datos exactos y actualizados.
- Revisar los datos obtenidos por lectura automática antes de registrarlos.
- Exportar y conservar los datos que legalmente deba mantener, incluidos los registros de facturación.
- Comunicar a Turno Digital instrucciones claras y lícitas e informarle de cualquier incidencia o reclamación relevante.
12. Confidencialidad
Turno Digital garantizará que el personal autorizado para tratar datos personales esté sujeto a una obligación de confidencialidad contractual, estatutaria o legal, que subsistirá incluso después de finalizar su relación con Turno Digital.
13. Medidas de seguridad
Turno Digital aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas, incluyendo, según proceda:
- Control de acceso basado en roles y permisos.
- Autenticación de usuarios, con doble factor disponible.
- Cifrado de las comunicaciones mediante HTTPS/TLS.
- Cifrado o medidas equivalentes en reposo cuando proceda.
- Segregación lógica de los datos por Cuenta.
- Copias de seguridad.
- Registro de eventos relevantes y auditoría.
- Monitorización técnica y gestión de vulnerabilidades.
- Actualización de sistemas.
- Limitación del acceso interno por necesidad y confidencialidad del personal.
- Evaluación de proveedores.
- Procedimiento de respuesta a incidentes y medidas de continuidad razonables.
- Eliminación o anonimización segura cuando proceda.
Las medidas concretas podrán evolucionar para adaptarse al estado de la técnica, los riesgos o los cambios normativos, sin reducir sustancialmente el nivel de seguridad.
14. Acceso asistido de soporte
El Cliente autoriza a Turno Digital a acceder a los datos personales tratados por su cuenta cuando sea necesario para prestar soporte, mantenimiento, diagnóstico de incidencias, prevención de abusos, seguridad o cumplimiento del contrato.
El acceso de soporte estará limitado a personal autorizado, sujeto a confidencialidad y al principio de mínima necesidad, y se realizará sin conocer la contraseña de los usuarios. Las acciones realizadas por Turno Digital quedarán diferenciadas, cuando sea técnicamente posible, de las realizadas por los usuarios del Cliente.
Turno Digital no modificará datos sustantivos del Cliente, como documentos de facturación o registros fiscales, salvo instrucción documentada del Cliente, necesidad técnica justificada, corrección de una incidencia solicitada por el Cliente o actuación necesaria para proteger la seguridad o integridad del Servicio.
15. Subencargados
El Cliente concede a Turno Digital una autorización general para contratar los subencargados necesarios para prestar el Servicio. La lista actualizada está disponible en la página de Subencargados e incluye, en la fecha de este Anexo, a OVHcloud (alojamiento, base de datos, almacenamiento de objetos y servicio de inteligencia artificial para la lectura de facturas, en la UE), Mailgun (email transaccional) y Stripe (pagos y suscripciones), así como, sólo cuando el Cliente active la integración correspondiente, a Meta Platforms (WhatsApp Business Platform), Google (Google Calendar y Gmail) y Microsoft (Outlook y Microsoft 365).
Turno Digital impondrá a los subencargados obligaciones de protección de datos sustancialmente equivalentes a las de este Anexo y responderá frente al Cliente de su cumplimiento conforme al artículo 28.4 del RGPD.
Turno Digital informará al Cliente de los cambios relevantes en los subencargados mediante la web, email, aviso en la Cuenta o cualquier otro medio razonable. El Cliente podrá oponerse por motivos fundados relacionados con la protección de datos en un plazo de 15 días desde la notificación. Si la oposición no puede resolverse razonablemente, cualquiera de las partes podrá resolver el Servicio afectado.
16. Transferencias internacionales
Los datos del Servicio se alojan en la Unión Europea. Cuando sea necesario realizar transferencias internacionales, por ejemplo a través de proveedores de email transaccional, pagos o integraciones activadas por el Cliente, Turno Digital garantizará que se adopta un mecanismo válido conforme al capítulo V del RGPD, como decisiones de adecuación (incluido el Data Privacy Framework), cláusulas contractuales tipo, normas corporativas vinculantes u otro mecanismo válido.
17. Derechos de los interesados
Si Turno Digital recibe una solicitud de derechos relativa a datos tratados por cuenta del Cliente, la remitirá al Cliente sin dilación, salvo que legalmente deba responder directamente.
Turno Digital asistirá razonablemente al Cliente para atender los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad y a no ser objeto de decisiones automatizadas, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y las funcionalidades disponibles (por ejemplo, exportación y supresión de contactos).
18. Violaciones de seguridad de datos personales
Turno Digital notificará al Cliente, sin dilación indebida, las violaciones de seguridad que afecten a datos tratados por su cuenta de las que tenga conocimiento. La notificación incluirá, en la medida en que esté disponible: la naturaleza de la violación; las categorías y el volumen aproximado de datos e interesados afectados; sus posibles consecuencias; las medidas adoptadas o propuestas; y un punto de contacto. La información podrá facilitarse por fases.
El Cliente será responsable de determinar si debe notificar a la autoridad de control o comunicar la violación a los interesados.
19. Evaluaciones de impacto y consultas previas
Turno Digital prestará asistencia razonable al Cliente, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible, para realizar evaluaciones de impacto o consultas previas cuando sean necesarias. La asistencia que exceda el soporte ordinario podrá estar sujeta a tarifas adicionales, salvo que derive de un incumplimiento imputable a Turno Digital.
20. Auditorías
Turno Digital pondrá a disposición del Cliente la información razonable para demostrar el cumplimiento de este Anexo.
El Cliente podrá solicitar auditorías razonables, con un preaviso mínimo de 30 días, como máximo una vez al año, en horario laboral y sin interferir indebidamente en el Servicio, la confidencialidad, la seguridad, los derechos de otros clientes o los secretos empresariales. Las auditorías serán realizadas por personal cualificado sujeto a confidencialidad y sin acceso a datos de otros clientes.
No se permiten pruebas de intrusión, escaneos, explotación de vulnerabilidades o auditorías técnicas intrusivas sin autorización previa y por escrito de Turno Digital. Los costes de la auditoría serán asumidos por el Cliente, salvo que se detecte un incumplimiento grave imputable a Turno Digital.
21. Devolución y supresión de datos
Al finalizar la prestación del Servicio, Turno Digital mantendrá la Cuenta en solo lectura durante 30 días para que el Cliente exporte sus datos, salvo que las condiciones particulares fijen otro plazo o el Cliente pida la supresión anticipada.
Después del periodo de exportación, Turno Digital suprimirá o anonimizará los datos personales de los sistemas activos en los 30 días siguientes, salvo que exista obligación legal de conservación, necesidad de defensa frente a reclamaciones o instrucción válida del Cliente, en cuyo caso los mantendrá bloqueados. Las copias de seguridad cifradas se eliminarán o sobrescribirán en un máximo de 90 días adicionales y, mientras existan, solo se utilizarán para restaurar el Servicio.
Lo mismo se aplica a las cuentas en prueba que no contratan un plan: tras 60 días en solo lectura desde el fin de la prueba, y previo aviso por correo electrónico, sus datos se suprimen conforme a esta cláusula.
22. Responsabilidad
Cada parte responderá por los incumplimientos que le sean imputables conforme a la normativa aplicable y al contrato.
Turno Digital no será responsable de instrucciones ilícitas del Cliente, configuraciones indebidas, datos introducidos sin base jurídica, comunicaciones enviadas por el Cliente sin consentimiento cuando fuera exigible, falta de información a los interesados o decisiones adoptadas por el Cliente.
23. Orden de prevalencia
En materia de tratamiento de datos personales por cuenta del Cliente, este Anexo prevalecerá sobre los Términos del servicio en caso de contradicción.
24. Contacto en materia de protección de datos
- Correo electrónico: info@turnodigital.es
- Dirección postal: Calle Julio Verne N7, 18210 Peligros (Granada)